Tổ chức một sự kiện Countdown 2026 không chỉ là cách để chào đón năm mới mà còn là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, kết nối cộng đồng và tạo dấu ấn khó quên. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra hoành tráng, chuyên nghiệp và an toàn, phòng nhân sự hoặc ban tổ chức cần một kế hoạch chi tiết và bài bản. Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm tổ chức sự kiện, TMV Group mang đến checklist 10 bước thiết yếu, giúp bạn triển khai một lễ hội Countdown ấn tượng, từ ý tưởng ban đầu đến khoảnh khắc đếm ngược đáng nhớ. Hãy cùng khám phá để đảm bảo sự kiện của bạn thành công rực rỡ!
Hiểu Rõ Countdown Và Tầm Quan Trọng Của Sự Kiện
Countdown là sự kiện đếm ngược thời khắc chuyển giao từ năm cũ sang năm mới, thường diễn ra vào đêm 31/12, kết hợp các hoạt động âm nhạc, ánh sáng, pháo hoa và trải nghiệm cộng đồng. Đây là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự sáng tạo, củng cố hình ảnh thương hiệu và mang lại niềm vui cho khán giả.
Lợi ích của sự kiện Countdown:
-
Quảng bá thương hiệu: Tăng nhận diện qua các hoạt động truyền thông và tài trợ.
-
Kết nối cộng đồng: Thu hút hàng ngàn người tham gia, tạo không khí lễ hội sôi động.
-
Tạo dấu ấn: Một sự kiện độc đáo giúp doanh nghiệp nổi bật giữa đám đông.
-
Thúc đẩy kinh doanh: Kích cầu tiêu dùng trong dịp cuối năm.
Với sự đồng hành của TMV Group, bạn sẽ có một sự kiện Countdown 2026 không chỉ hoành tráng mà còn được tối ưu về chi phí và hiệu quả.
Checklist 10 Bước Tổ Chức Sự Kiện Countdown
Dưới đây là 10 bước chi tiết từ TMV Group, được thiết kế để giúp phòng nhân sự hoặc ban tổ chức thực hiện sự kiện một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Bước xác định mục tiêu và quy mô sự kiện
Mọi sự kiện thành công đều bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng. Hãy trả lời các câu hỏi:
-
Sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, kết nối cộng đồng hay thúc đẩy doanh số?
-
Quy mô sự kiện là bao nhiêu? (Sự kiện nội bộ, cộng đồng địa phương hay tầm cỡ quốc gia?)
-
Đối tượng tham gia là ai? (Nhân viên, khách hàng, đối tác hay công chúng?)
Mẹo từ TMV Group: Họp với ban lãnh đạo để thống nhất mục tiêu và xác định thông điệp chính (ví dụ: “Chào 2026 – Bứt phá tương lai”). TMV Group sẽ tư vấn để định hình quy mô phù hợp với ngân sách và tầm nhìn của bạn.
Bước lập ngân sách chi tiết
Ngân sách là nền tảng để triển khai sự kiện. Hãy liệt kê các hạng mục chi phí chính:
-
Địa điểm, sân khấu, âm thanh, ánh sáng.
-
Nghệ sĩ, MC, đội ngũ biểu diễn.
-
Pháo hoa, công nghệ (AR/VR, drone show).
-
Truyền thông, quảng bá và tài trợ.
-
An ninh, giấy phép và chi phí phát sinh.
Mẹo từ TMV Group: Dự trù 10-15% ngân sách cho các chi phí bất ngờ. TMV Group cung cấp báo giá minh bạch và kết nối với các đối tác uy tín để tối ưu chi phí, ví dụ: thương thảo giá tốt với nhà cung cấp pháo hoa hoặc sân khấu.
Bước lựa chọn thời gian và địa điểm
Thời gian và địa điểm quyết định sự thu hút của sự kiện.
-
Thời gian: Sự kiện Countdown thường diễn ra từ chiều tối 31/12 đến sau 0h 1/1. Đảm bảo lịch trình không trùng với các sự kiện lớn khác trong khu vực.
-
Địa điểm:
-
Quảng trường công cộng: Phố đi bộ Nguyễn Huệ (TP.HCM), Hồ Hoàn Kiếm (Hà Nội) – lý tưởng cho sự kiện cộng đồng lớn.
-
Khu đô thị/resort: The Global City, Ecopark – phù hợp cho sự kiện hiện đại, tích hợp công nghệ.
-
Sân khấu ngoài trời: Công viên Đầm Sen, Vinhomes Ocean Park – dễ tổ chức các màn trình diễn pháo hoa và ánh sáng.
-
Mẹo từ TMV Group: Đặt địa điểm sớm (ít nhất 6-9 tháng) để tránh tăng giá mùa cao điểm. TMV Group hỗ trợ khảo sát địa điểm và đề xuất các khu vực phù hợp với quy mô sự kiện.
Bước xin giấy phép và đảm bảo an ninh
Sự kiện Countdown thu hút đông người nên cần tuân thủ quy định pháp lý và đảm bảo an toàn.
-
Giấy phép: Làm việc với cơ quan địa phương để xin phép tổ chức sự kiện công cộng, sử dụng pháo hoa và biểu diễn nghệ thuật.
-
An ninh: Thuê đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp, phối hợp với công an địa phương để kiểm soát đám đông và xử lý tình huống khẩn cấp.
-
Y tế: Bố trí đội ngũ y tế và xe cứu thương tại chỗ.
Mẹo từ TMV Group: TMV Group có kinh nghiệm xử lý thủ tục giấy phép tại nhiều tỉnh thành, đảm bảo quy trình nhanh gọn. Chúng tôi cũng kết nối với các đơn vị an ninh uy tín để bảo vệ sự kiện.
Bước thiết kế chủ đề và kịch bản sự kiện
Một chủ đề độc đáo sẽ khiến sự kiện nổi bật. Ví dụ: “Tỏa Sáng 2026” hoặc “Hành Trình Tương Lai” có thể kết hợp công nghệ ánh sáng và biểu diễn hiện đại.
-
Kịch bản mẫu:
-
18h-20h: Hoạt động tương tác (chụp ảnh, check-in, gian hàng thương hiệu).
-
20h-22h: Biểu diễn âm nhạc từ nghệ sĩ nổi tiếng.
-
22h-23h30: DJ, vũ đoàn, màn trình diễn ánh sáng/drone.
-
23h30-0h: Đếm ngược với MC và pháo hoa.
-
Sau 0h: Tiệc mừng năm mới, DJ party.
-
Mẹo từ TMV Group: TMV Group thiết kế kịch bản sáng tạo, tích hợp công nghệ như drone light show hoặc AR để tăng trải nghiệm. Ví dụ, chúng tôi từng tổ chức một màn đếm ngược tại Nha Trang với drone tạo hình logo thương hiệu.
Bước tuyển chọn nghệ sĩ và đội ngũ biểu diễn
Nghệ sĩ là tâm điểm thu hút khán giả. Hãy chọn:
-
Ca sĩ/DJ nổi tiếng: Phù hợp với đối tượng khán giả (ví dụ: Sơn Tùng M-TP, Amee cho giới trẻ; Đen, Hoàng Thùy Linh cho phong cách hiện đại).
-
Vũ đoàn: Tạo không khí sôi động với các màn nhảy chuyên nghiệp.
-
MC: Người dẫn chương trình lôi cuốn, có khả năng khuấy động đám đông.
Mẹo từ TMV Group: Đặt lịch nghệ sĩ sớm (9-12 tháng trước) để đảm bảo có mặt các tên tuổi lớn. TMV Group có mạng lưới liên kết với các nghệ sĩ và công ty quản lý, giúp bạn tiếp cận dễ dàng.
Bước triển khai truyền thông và quảng bá
Truyền thông là chìa khóa để thu hút khán giả và nhà tài trợ.
-
Kênh truyền thông:
-
Mạng xã hội: Tạo hashtag (#Countdown2026), đăng teaser, livestream.
-
Truyền hình/báo chí: Hợp tác với các kênh lớn như VTV, HTV.
-
Gian hàng tài trợ: Mời các thương hiệu lớn tham gia để tăng nhận diện.
-
-
Chiến dịch quảng bá:
-
Tạo video giới thiệu sự kiện với hình ảnh nghệ sĩ và điểm nhấn (pháo hoa, drone).
-
Tổ chức mini-game online để tặng vé tham dự.
-
Mẹo từ TMV Group: TMV Group cung cấp dịch vụ truyền thông toàn diện, từ sản xuất video đến quản lý mạng xã hội, đảm bảo sự kiện của bạn “phủ sóng” mạnh mẽ. Ví dụ, chúng tôi từng giúp một sự kiện Countdown tại Đà Nẵng đạt 1 triệu lượt tương tác trên Facebook.
Bước phối hợp với nhà tài trợ
Nhà tài trợ giúp giảm áp lực tài chính và tăng quy mô sự kiện.
-
Cách thu hút tài trợ:
-
Chuẩn bị hồ sơ tài trợ chuyên nghiệp, nêu rõ lợi ích (logo trên sân khấu, quảng cáo trên vé).
-
Mời các thương hiệu lớn như Heineken, Tiger, hoặc Vinpearl.
-
-
Quản lý tài trợ:
-
Đảm bảo quyền lợi nhà tài trợ (gian hàng, thời lượng quảng cáo).
-
Theo dõi hợp đồng và báo cáo kết quả sau sự kiện.
-
Bước đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau sự kiện, đánh giá là bước quan trọng để cải thiện cho các chương trình sau.
-
Thu thập phản hồi: Gửi khảo sát cho khán giả, nghệ sĩ và nhà tài trợ.
-
Đo lường hiệu quả: So sánh kết quả với mục tiêu ban đầu (lượt tham gia, tương tác truyền thông).
-
Lưu trữ dữ liệu: Ghi lại chi phí, đối tác, và bài học kinh nghiệm.
Mẹo từ TMV Group: TMV Group cung cấp báo cáo tổng kết chi tiết, bao gồm số liệu truyền thông và phản hồi khán giả, giúp bạn dễ dàng rút kinh nghiệm. Chúng tôi cũng lưu trữ dữ liệu để hỗ trợ các sự kiện tương lai.
Lưu Ý Để Sự Kiện Thành Công
-
An toàn là ưu tiên: Đảm bảo có đội ngũ cứu hỏa, y tế và an ninh đầy đủ.
-
Kiểm soát đám đông: Phân khu vực cho khán giả, nghệ sĩ và VIP.
-
Dự phòng thời tiết: Chuẩn bị mái che hoặc phương án dự phòng nếu trời mưa.
-
Tôn trọng quy định địa phương: Tuân thủ thời gian biểu diễn và quy định về tiếng ồn.
Tại Sao Chọn TMV Group Cho Countdown ?
-
Kinh nghiệm dày dặn: Hơn 10 năm tổ chức các sự kiện Countdown, hội nghị và lễ hội lớn.
-
Mạng lưới đối tác rộng: Kết nối với nghệ sĩ, nhà tài trợ, và nhà cung cấp công nghệ hàng đầu.
-
Dịch vụ toàn diện: Từ lập kế hoạch, triển khai đến truyền thông và đánh giá.
-
Sáng tạo và chuyên nghiệp: Mỗi sự kiện là một câu chuyện riêng, được thiết kế để gây ấn tượng.
Kết Thúc Hành Trình
Tổ chức sự kiện Countdown là cơ hội để doanh nghiệp của bạn tỏa sáng, kết nối cộng đồng và chào đón năm mới với những khoảnh khắc đáng nhớ. Với checklist 10 bước này và sự đồng hành của TMV Group, bạn sẽ tự tin triển khai một lễ hội hoành tráng, chuyên nghiệp và an toàn. Từ việc xác định mục tiêu, lựa chọn công nghệ hiện đại, đến hợp tác với nhà tài trợ, chúng tôi sẽ cùng bạn biến ý tưởng thành hiện thực.